Organiser un séminaire d’entreprise n’est pas une petite affaire. C’est en effet un projet laborieux qui se structure habituellement en plusieurs étapes dont l’une des plus importantes est le choix du lieu. Entre les organisateurs expérimentés qui souhaitent régulièrement innover et les novices qui préfèrent miser sur la sécurité des sentiers battus, la décision s’avère parfois difficile. La réussite de votre évènement en dépend pourtant et c’est justement pour vous accompagner dans ce sens que l’on vous propose ces quelques conseils.
Définir les objectifs du séminaire
L’on trouve en France une pléthore de salles de conférence aux tailles et décors aussi différents qu’attractifs. Des petites salles de réunion privée aux gigantesques auditoriums en passant par les somptueuses salles de séminaire d’hôtels ; tout y est. Pour choisir celle qui conviendra le mieux à votre évènement, commencez par en définir les objectifs et les grandes lignes. Cela orientera plus clairement votre choix vers l’enceinte la mieux adaptée. En effet, l’on n’organise pas une réunion de présentation de produit dans le même environnement qu’une team building. Trouvez le nombre de participants et dressez leur profil suivant le statut social (dirigeants, employés, partenaires, clients), le sexe (hommes, femmes) et l’âge. En cas de besoin, découvrez ce lieu de séminaire en France.
L’équipement, le confort et la proximité
Faites ensuite le point sur la logistique dont vous aurez besoin pour la bonne tenue du séminaire. Les places assises, tables, vidéoprojecteurs, écrans et bande passante sont autant d’éléments vous devrez penser avant de vous décider. Jetez un œil à leur disposition, aux espaces de circulation, à la ventilation et l’éclairage pour assurer le confort de vos convives. S’il s’agit d’un évènement de type confidentiel, l’insonorisation de la salle sera également importante et n’oubliez pas l’espace de restauration pour les pauses. Sur le plan financier, comparez enfin votre budget à celui exigé par la structure dont vous louez le local.