Utiliser un agenda partagé peut être très bénéfique pour votre entreprise. Effectivement, cette solution facilitera la coordination des horaires, la collaboration entre les différents services et la planification des réunions et des événements. En utilisant un agenda partagé, vous optimiserez la communication et la coordination au sein de votre entreprise, éviterez les conflits d’horaires et maximiserez l’efficacité de votre équipe. Voici quelques informations cruciales qui vous aideront.
Choisissez la bonne plateforme
En premier lieu, il convient de choisir une plateforme d’agenda partagé. Il existe de nombreuses options ainsi que des solutions bien spécifiques pour le milieu professionnel. Il suffira de sélectionner celle qui répond le mieux à vos besoins et à votre équipe. Le mieux serait de choisir une solution made in France.
Créez un calendrier principal
Commencez par créer un calendrier principal qui sera la référence pour l’ensemble de votre entreprise. Il peut inclure les dates importantes, les événements récurrents, les jours fériés, les disponibilités de vos équipes.
Partagez le calendrier
Il faudra inviter les membres de vos services à accéder et à contribuer au calendrier partagé. Pour cela, vous devrez leur fournir les autorisations adéquates : possibilité d’afficher, de créer ou modifier de nouveaux événements.
Planifiez les réunions et les événements
Votre agenda partagé vous permettra de planifier vos réunions, les rendez-vous avec les clients, les délais de projet, les conférences téléphoniques ou les visioconférences, etc. Dès qu’un nouvel événement doit avoir lieu, vous devrez l’ajouter à l’agenda partagé en mentionnant les détails comme l’heure, la durée, le lieu, les participants.
Utilisez les fonctionnalités de rappel
Afin d’éviter les oublis, n’hésitez pas à utiliser ces fonctions. Vous recevrez ainsi des notifications de rappel par e-mail ou pop-up. Votre équipe devra en faire autant.
Synchronisez les agendas de tout le monde
Pour que vos collaborateurs puissent visualiser les événements, chacun doit synchroniser son calendrier partagé avec son agenda personnel comme Outlook, par exemple.
Partagez les liens d’accès
Si vous devez partager cette solution avec des clients ou des partenaires, veillez à leur fournir des liens d’accès adaptés.
Mettez à jour
Pour assurer l’exactitude et la pertinence de l’agenda partagé, il est essentiel de le mettre à jour régulièrement, en y ajoutant de nouvelles informations, en faisant des modifications et en supprimant les événements ayant déjà eu lieu. Tous les membres de votre équipe devront également le maintenir à jour.